2008
Microsoft Excel 2007
Modul Praktikum Pengantar Komputer dan Internet 2008
Tim Asisten
Introduction
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 . 1
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan.
Cell
Function Bar
Row Heading
Column Heading
Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .
Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
| Tombol | Fungsi |
| ← ↑ → ↓ | Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah |
| Tab | Pindah satu sel ke kanan |
| Enter | Pindah satu sel ke bawah |
| Shift + Tab | Pindah satu sel ke kiri |
| Shift + Enter | Pindah satu sel ke atas |
| Home | Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih |
| Ctrl + Home | Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif |
| Ctrl + End | Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan |
| PgUp | Pindah satu layar ke atas |
| PgDn | Pindah satu layar ke bawah |
| Alt + PgUp | Pindah satu layar ke kiri |
| Alt + PgDn | Pindah satu layar ke kanan |
| Ctrl + PgUp | Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya |
| Ctrl + PgDn | Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya |
Format Worksheets
Menambahkan border dan color
Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home
Kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan.
Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :
MErge cells & Allign Cell Contents
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti pada Microsoft word. Klik tombol berikut pada tab home.
Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :
Latihan :
Buatlah tabel seperti berikut ini :
Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya.
| NIM | Nama | Pertemuan 1 | Pertemuan 2 |
| Lat1 | Lat2 | Postes | Lat1 | Lat2 | Postes |
| 22001234 | Aaaa | 90 | 95 | 100 | 95 | 90 | 100 |
| 22001235 | Mmm | 85 | 90 | 88 | 96 | 85 | 85 |
| 22001236 | Ccccc | 90 | 85 | 85 | 95 | 88 | 85 |
| 22001237 | Rrrrr | 88 | 90 | 87 | 80 | 87 | 90 |
| 22001238 | Eeee | 87 | 85 | 88 | 85 | 86 | 85 |
| 22001239 | Nnnn | 99 | 90 | 80 | 90 | 85 | 90 |
| 22001240 | Gggg | 100 | 92 | 85 | 95 | 90 | 92 |
| 22001241 | Hhhh | 88 | 90 | 90 | 100 | 95 | 90 |
| 22001242 | Kkkk | 95 | 90 | 92 | 88 | 90 | 90 |
| 22001243 | Jjjjj | 90 | 85 | 88 | 85 | 100 | 85 |
Bloklah field Nama, lalu pilih tab Home è Sort & Filter lalu pilih Sort A to Z.
Convert Text To Columns
Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih. Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya.
Cara :
Ketiklah “pengantar komputer” dalam sebuah cell.
Pilih tab DATA è Text to Columns
Akan muncul window seperti berikut :
Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.
Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.
Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.
HEADER & FOOTER
Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya :
Pilih tab Insert è Header Footer
- Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
| Lambang | Fungsi |
| + | Penjumlahan |
| - | Pengurangan |
| * | Perkalian |
| / | Pembagian |
| ^ | Perpangkatan |
| % | Persentase |
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
Latihan 1 :
Ketiklah contoh berikut dalam excel anda dan hitunglah total tersebut dengan menggunakan fungsi penjumlahan. ( total = Harga x Jumlah). Setelah selesai silakan simpan dengan nama file : latihan1.xls.
?
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
Beberapa Fungsi yang sering digunakan:
- Fungsi Average(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.
- Fungsi Logika IF(…)
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
| Lambang | Fungsi |
| = | Sama dengan |
| < | Lebih kecil dari |
| > | Lebih besar dari |
| <= | Lebih kecil atau sama dengan |
| >= | Lebih besar atau sama dengan |
| <> | Tidak sama dengan |
- Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.
- Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.
- Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.
- Fungsi Left(…)
Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
- Fungsi Mid(…)
Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.
- Fungsi Right(…)
Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
- Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…)
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut.
Latihan 2 :
Untuk lebih mengerti mengenai rumus dan fungsi-fungsi di atas, perhatikan contoh kasus di bawah ini:
Buatlah tabel seperti di bawah ini pada Microsoft Excel:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I |
| 1 | DAFTAR NILAI MAHASISWA |
| 2 | SEMESTER GANJIL 2007/2008 |
| 3 | UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA |
| 4 | | | | | | | | | |
| 5 | MATA KULIAH : ALJABAR LINIER | | | | | | |
| 6 | GROUP : C | | | | | | | |
| 7 | | | | | | | | | |
| 8 | NIM | NAMA | TGS 1 | TGS 2 | TTS | TAS | NILAI | KETERANGAN |
| 9 | ANGKA | HURUF |
| 10 | 22074150 | SHANDY GITA | 90 | 90 | 40 | 40 | | | |
| 11 | 22074151 | YOHANNES PUTRA | 100 | 90 | 60 | 45 | | | |
| 12 | 22074152 | RONI ANGGARA | 90 | 80 | 75 | 65 | | | |
| 13 | 22074153 | GO KIEM LIONG | 100 | 100 | 80 | 100 | | | |
| 14 | 22074154 | PAULA WINDY | 90 | 80 | 70 | 80 | | | |
| 15 | 22074155 | FIONA ANDRIANTO | 100 | 90 | 70 | 65 | | | |
| 16 | 22074156 | ROY NALDO | 90 | 100 | 40 | 40 | | | |
| 17 | 22074157 | YONGKY SETIAWAN | 100 | 90 | 50 | 25 | | | |
| 18 | 22074158 | MATHEUS BIMA | 90 | 80 | 40 | 30 | | | |
| 19 | 22074159 | THERESIA | 80 | 80 | 40 | 20 | | | |
| 20 | NILAI TERTINGGI | | | | | | - | - |
| 21 | NILAI TERENDAH | | | | | | - | - |
| 22 | RATA-RATA | | | | | | - | - |
Komponen nilai adalah :
- Tugas Sebelum TTS (TGS 1) : 10%
- TTS : 40%
- Tugas Setelah TTS (TGS 2) : 10%
Setelah nilai dalam bentuk angka didapatkan, maka diubah menjadi nilai huruf dengan ketentuan sebagai berikut:
0 E 40 D 55 C 70 B 85 A 100
- Untuk mencari nilai akhir dalam angka, arahkan pointer pada sel G10, kita akan menghitung nilai(0-100) dari 4 komponen yang tersedia yaitu TGS 1, TGS 2, TTS, dan TAS. Sesuai dengan masing-masing bobot nilai, tuliskan rumus di bawah ini:
- Selanjutnya untuk G11 sampai G19, tinggal copy-paste dari G10.
- Kemudian untuk mengetahui nilai tertinggi dari tugas 1, arahkan pointer ke C20, gunakan fungsi yang sudah disediakan di Microsoft Excel yaitu MAX(…).
- Selanjutnya untuk D20 sampai G20, tinggal copy-paste dari C20.
- Demikian juga untuk mencari nilai terendah, kita gunakan fungsi Min(…). Arahkan pointer ke C21, ketikkan rumus di bawah ini:
- Selanjutnya untuk D21 sampai G21, tinggal copy-paste dari C21.
- Untuk rata-rata gunakan fungsi AVERAGE(…), arahkan pointer ke C22.
- Selanjutnya untuk D22 sampai G22, tinggal copy-paste dari C22.
- Kemudian untuk mengkonversi dari angka ke huruf, kita menggunakan fungsi logika IF(…), arahkan pointer ke H10.
=IF(G10>=85,"A",IF(G10>=70,"B",IF(G10>=55,"C",IF(G10>=40,"D","E"))))
- Selanjutnya untuk H11 sampai H19, tinggal copy-paste dari H10.
- Untuk mengisi keterangan, kita aka menggunakan fungsi logika IF(…) lagi, arahkan pointer ke I10. Lalu tulis rumus di bawah ini:
=IF(H10="A","SANGAT BAIK",IF(H10="B","BAIK",IF(H10="C","CUKUP",IF(H10="D","
KURANG","TIDAK LULUS"))))
- Selanjutnya untuk I11 sampai I19, tinggal copy-paste dari I10.
Jika benar, maka hasilnya akan seperti ini:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I |
| 1 | DAFTAR NILAI MAHASISWA |
| 2 | SEMESTER GANJIL 2007/2008 |
| 3 | UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA |
| 4 | | | | | | | | | |
| 5 | MATA KULIAH : ALJABAR LINIER | | | | | | | |
| 6 | GROUP : C | | | | | | | |
| 7 | | | | | | | | | |
| 8 | NIM | NAMA | TGS 1 | TGS 2 | TTS | TAS | NILAI | KETERANGAN |
| 9 | ANGKA | HURUF |
| 10 | 22074150 | SHANDY GITA | 90 | 90 | 40 | 40 | 50 | D | KURANG |
| 11 | 22074151 | YOHANNES PUTRA | 100 | 90 | 60 | 45 | 61 | C | CUKUP |
| 12 | 22074152 | RONI ANGGARA | 90 | 80 | 75 | 65 | 73 | B | BAIK |
| 13 | 22074153 | GO KIEM LIONG | 100 | 100 | 80 | 100 | 92 | A | SANGAT BAIK |
| 14 | 22074154 | PAULA WINDY | 90 | 80 | 70 | 80 | 77 | B | BAIK |
| 15 | 22074155 | FIONA ANDRIANTO | 100 | 90 | 70 | 65 | 73 | B | BAIK |
| 16 | 22074156 | ROY NALDO | 90 | 100 | 40 | 40 | 51 | D | KURANG |
| 17 | 22074157 | YONGKY SETIAWAN | 100 | 90 | 50 | 25 | 49 | D | KURANG |
| 18 | 22074158 | MATHEUS BIMA | 90 | 80 | 40 | 30 | 45 | D | KURANG |
| 19 | 22074159 | THERESIA | 80 | 80 | 40 | 20 | 40 | D | KURANG |
| 20 | NILAI TERTINGGI | 100 | 100 | 80 | 100 | 92 | - | - |
| 21 | NILAI TERENDAH | 80 | 80 | 40 | 20 | 40 | - | - |
| 22 | RATA-RATA | 93 | 88 | 56.5 | 51 | 61.1 | - | - |
Latihan 3 :
Klik kanan pada Sheet1, kemudian pilih Rename & ganti nama Sheet1 menjadi Laporan.
Buka workbook baru dan ganti nama Sheet1 menjadi Laporan. Ketik laporan berikut pada sheet laporan.
| A | B | C | D | E | F | G |
| 1 | DAFTAR PESERTA UJIAN PELATIHAN KOMPUTER |
| 2 | DUTA TRAINING CENTER |
| 3 | UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA |
| 4 | | | | | | | |
| 5 | NO | KODE | NAMA | MATERI | BIAYA | WAKTU | KELAS |
| 6 | 1 | A-P-050 | ARDI | | | | |
| 7 | 2 | B-S-041 | BOBBY | | | | |
| 8 | 3 | C-P-042 | JONI | | | | |
| 9 | 4 | D-S-170 | SETIAWAN | | | | |
| 10 | 5 | A-M-010 | AGUS | | | | |
| 11 | 6 | B-M-151 | RUDY | | | | |
Ganti Sheet2 menjadi Tabel Anak, dan ketik data berikut:
| A | B | C |
| 1 | KODE | MATERI | BIAYA |
| 2 | A | Microsoft Word | 25000 |
| 3 | B | Microsoft Excel | 35000 |
| 4 | C | Java | 45000 |
| 5 | D | Visual Basic | 50000 |
Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan, dengan melihat karakter pertamanya.
Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan Kode.
Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-3 dari Kode = “P” maka “Pagi”, jika “S” maka “Siang”, sedangkan jika “M” maka “Malam”.
Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-5 Kode=0 maka “Regular”, sedangkan jika 1 maka “Diploma”.
Penyelesaian:
Pada sel D6 =VLOOKUP((LEFT(B6,1)),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,2)
Tanda ‘$’ digunakan sebagai fungsi absolute/mutlak.
Pada sel E6 =VLOOKUP(LEFT(B6,1),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,3)
Pada Sel F6 =IF(MID(B6,3,1)="P","Pagi",IF(MID(B6,3,1)="S","Siang","Malam"))
Pada Sel G6 =IF(MID(B6,5,1)="0","Regular","Diploma")
Latihan 4 :
- Buka workbook baru, dan buat tabel seperti dibawah ini:
| Kode Barang | Merk | Jumlah | Harga | Total | Keterangan |
| N-12C | | | | | |
| S-10K | | | | | |
| S-05K | | | | | |
| N-23C | | | | | |
| M-90K | | | | | |
Ketentuan Proses:
Jika karakter pertama dari Kode Barang=”N”, maka “NOKIA”, jika “S” maka “SAMSUNG”, dan “M” adalah “MOTOROLA.
Mengambil karakter ke-3 dan ke-4 Field Kode Barang
Jika Merk NOKIA 799.000
Jika Merk SAMSUNG 599.000
(Simpan dengan nama file latihan4.xls)
Latihan 5 :
Lengkapilah tabel di bawah ini dengan menggunakan table di sebelahnya sebagai patokan! Simpan dengan nama file latihan5.xls.
| Nama | Kode | Jenis Buku | Harga |
| Hani | DR | | |
| Jerry | HR | | |
| Wawan | HR | | |
| Marina | KM | | |
| Novi | DR | | |
| Ratih | LG | | |
| Kode Film | LG | DR | HR | KM |
| Jenis | Laga | Drama | Horor | Komedi |
| Harga | 2500 | 2000 | 3000 | 2700 |
Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat. Dengan fungsi grafik para ilmuwan dapat menampilkan data mereka. Ms Excel menyediakan berbagai macam bentuk grafik yang mencakupi Line, XY, Column, Bar, Batang, Area, Stock, dan sebagainya. Grafik dapat dilihat dalam menu INSERT sebagai berikut.
Setelah klik tombol , maka akan muncul menu sebagai berikut :
Setelah masuk ke Insert Chart, maka silakan pilih jenis grafik yang anda inginkan sesuai selera anda. Jika sudah terpilih jenis Chart yang anda inginkan, silakan klik OK. Namun, karena membuat grafik perlu sebuah tabel data untuk menampilkan grafiknya.
